W dążeniu do doskonałości operacyjnej, koncepcja „Gemba Walks” – chodzenie do „prawdziwego miejsca”, w którym wykonywana jest praca – oferuje potężne podejście. Przyjmując Gemba Walks na codzienne zadania rutynowe, firmy mogą poprawiać operacje wewnątrz przedsiębiorstwa już na pierwszej linii. Czerpiąc inspirację od liderów branży, takich jak Toyota, gdzie sugestie ulepszeń kierowane przez pracowników osiągają wskaźniki wdrożenia przekraczające 90%, mamy świadomość, że ten regularny obchód znacznie zwiększa doskonałość operacyjną organizacji.
Nieuporządkowana praca nowoczesnego magazynu to ciągła walka z nieprzewidywalnym popytem. Wahania obciążenia pracą są oszałamiające i sięgają w wielu miejscach nawet 50%. Sprawia to, że tradycyjne strategie zarządzania siłą roboczą stają się zupełnie nieadekwatne. Technika lean management, do której należy Gemba Walk, może odblokować nawet 15% wzrost produktywności. Polega to na tym, że liderzy wkraczając bezpośrednio na halę, obserwując procesy w czasie rzeczywistym i angażując pracowników, mogą odkryć ukryty potencjał optymalizacji. W tym artykule zdradzamy więcej na temat tego podejścia – sprawdź 10 zasad i dowiedz się, jak skutecznie poprawić operacje w swojej firmie.
Co to jest Gemba Walking?
Japoński termin Gemba oznacza „rzeczywiste miejsce”. Jim Womack, autor książki „Gemba walks”, nazywa Gemba miejscem w organizacji, „gdzie ludzie tworzą wartość”. Gemba to dobrze zdefiniowany element koncepcji lean i powszechnie akceptowane narzędzie doskonalenia operacyjnego w wielu branżach. Znany system produkcji Toyoty z powodzeniem stosuje Gemba walks od dziesięcioleci. W przemyśle farmaceutycznym koncepcja ta nie została jednak jeszcze szeroko wdrożona.
Koncepcja jest uderzająco prosta. Womack opisuje ją następująco: „Po prostu chodzę, komentuję to, co widzę i dodaję odwagi ludziom do próbowania”. Niestety, w branży farmaceutycznej często słyszy się skargi, że kierownictwo rzadko ma czas, aby wyjść na halę produkcyjną czy do laboratoriów, by wejść w interakcje z pracownikami i obserwować, co naprawdę się dzieje na pierwszej linii.
Dlaczego warto przeprowadzać Gemba Walks?
Gemba walks demonstrują widoczne zaangażowanie kierownictwa wobec wszystkich członków organizacji. Pozwalają sprawnie przekazywać jasne komunikaty przez otwarty dialog oraz uzyskać realny obraz postępu zmian na wszystkich poziomach. Praktyka ta wzmacnia pozycję pracowników, ponieważ ich wkład w wyniki zakładu jest doceniany, a pomysły na ciągłe doskonalenie – wysłuchiwane.
Po dogłębnym przeglądzie praktyk uważa się, że systematyczne Gemba walks powinny docelowo zastąpić lub znacznie ograniczyć tradycyjne spotkania konferencyjne. Pomaga to zminimalizować czasochłonne tworzenie zbędnych wykresów i raportów przygotowywanych wyłącznie na potrzeby takich zebrań.
Gemba Walk: Przykład w przemyśle farmaceutycznym
Punktem wyjścia do nakreślenia najlepszych praktyk jest precyzyjne zdefiniowanie, czym jest Gemba walk w kontekście przemysłu farmaceutycznego. Kluczowe jest stworzenie przejrzystego harmonogramu, który obejmuje wszystkie obszary do odwiedzenia podczas audytu Gemba. Najlepiej stworzyć roczny plan, aby spacery stały się priorytetem. Na początku warto wdrożyć wskaźnik pomiaru uczestnictwa, a gdy spacery zakorzenią się w kulturze – mierzyć skuteczność i liczbę realnie wdrożonych ulepszeń.
Częstym punktem odniesienia, dotyczącym ilości czasu spędzanego przez menedżerów na hali produkcyjnej, jest aż 60%. Wiele zakładów realizuje te obchody, wykorzystując stały zestaw pytań na przygotowanej liście kontrolnej.
Przykłady pytań używanych w przemyśle farmaceutycznym:
-
„Jakie są największe wyzwania w Państwa codziennej pracy?”
-
„Czy mają Państwo dostęp do niezbędnych narzędzi i materiałów?”
-
„Czy istnieją procesy, które można usprawnić?”
-
„Jakie są pomysły na poprawę bezpieczeństwa pracy?”
-
„Czy czują Państwo, że Państwa praca jest doceniana?”
-
„Czy mają Państwo obawy dotyczące jakości produktów?”
10 Zasad Gemba Walks do ciągłego doskonalenia
W dążeniu do ciągłego doskonalenia kluczowe jest bezpośrednie zaangażowanie i obserwacja w miejscu pracy. Poniższe zasady wspierają tworzenie solidnej kultury lean:
-
Dawaj Przykład i Wykazuj Ciągłość: Gemba Walks muszą być konsekwentną praktyką demonstrującą długoterminowe zaangażowanie kierownictwa.
-
Obserwuj, Nie Interweniuj Bezpośrednio: Celem jest zrozumienie i wsparcie. Liderzy to trenerzy zadający pytania, a nie dyktujący rozwiązania.
-
Traktuj Błędy jako Okazje do Nauki: Twórz kulturę, gdzie błędy to szanse na rozwój, skupiając się na przyczynach źródłowych, a nie na obwinianiu.
-
Praktykuj Samoświadomość i Refleksję: Liderzy muszą analizować własne wyniki i podejście, by lepiej kierować swoim zespołem.
-
Skoncentruj się na Procesie: Kładź stały nacisk na długoterminowe doskonalenie procesów, a nie tylko na natychmiastowe wyniki liczbowe.
-
Wzmacniaj Pracowników: Zawsze motywuj zespół do aktywnego rozwiązywania problemów i ułatwiaj szczery, konstruktywny dialog.
-
Napędzaj Codzienne Doskonalenie: Proces poprawy musi stać się naturalnym zachowaniem każdego pracownika, a nie rzadkim, incydentalnym wydarzeniem.
-
Używaj Standaryzowanych Rutyn: Stosuj zaufane i systematyczne metody doskonalenia, takie jak cykl PDCA (Plan-Wykonaj-Sprawdź-Działaj).
-
Wspieraj Kulturę Otwartego Dialogu: Zapewniaj pozytywną atmosferę oraz zawsze doceniaj i uznawaj wkład zespołu w optymalizację.
-
Dopasuj Cele: Gemba Walks powinny dopasowywać cele strategiczne na wszystkich poziomach i skutecznie wzmacniać wspólną wizję.
System do audytów podczas Gemba Walks
System auditomat® to nowoczesna aplikacja webowa, która służy jako niezastąpione narzędzie wsparcia procesu Gemba Walk. Poprzez usprawnienie i standaryzację audytów w „rzeczywistym miejscu” pracy, całkowicie przekształca tradycyjne, papierowe listy kontrolne w interaktywne, mobilne rozwiązanie.
Kluczowe funkcje i korzyści auditomat® obejmują:
-
Cyfrowe Listy Kontrolne: Tworzenie i szybkie dostosowywanie list do specyficznych procesów eliminuje uciążliwy papier i zmniejsza ryzyko pomyłek.
-
Mobilność i Dostępność: Aplikacja bez problemu pozwala audytorom przeprowadzać kontrole bezpośrednio na hali lub w laboratorium w dowolnym czasie.
-
Multimedia i Notatki: Narzędzie to umożliwia robienie zdjęć i dodawanie notatek w trakcie audytu, tworząc twarde, wizualne potwierdzenie stanu faktycznego.
-
Analiza Danych i Raportowanie: System auditomat® gromadzi dane z audytów i błyskawicznie generuje szczegółowe raporty w celu precyzyjnej identyfikacji trendów.
-
Standaryzacja Procesów: Aplikacja zapewnia wysoką spójność wyników i znacznie ułatwia śledzenie postępów w realizacji działań naprawczych.
Gemba Walks to nie tylko prosta metoda zarządzania, ale filozofia oparta w pełni na bezpośrednim zaangażowaniu i obserwacji w miejscu pracy. W branży farmaceutycznej i pokrewnych wdrożenie tych zasad może przynieść rewolucyjne zmiany. Konsekwentnie stosując 10 kluczowych zasad oraz dedykowany system auditomat®, liderzy firm mogą zbudować niezawodną kulturę ciągłego doskonalenia. Kluczowe jest, aby w takim środowisku każdy pracownik czuł się mocno zaangażowany i szczerze doceniany.